Düzenli çalışma masası nasıl olmalı?
Ofis içerisinde neredeyse en zor iş masanızdaki düzeni sağlamaktır. Siz ne kadar çok çalışırsanız çalışın, her zaman masanızı işgal edecek yeni evraklar gelecektir. İçinizden düzenli bir masa hayat etseniz de bu her zaman mümkün olmayacaktır. Hatta bazen öyle bunalırsınız ki her şeyi çekmecelere doldurup bir süreliğine de olsa masanızı düzenli ve boş görmenin tadını çıkarırsınız. Ancak bu geçici yöntemle fazla sürmeden masanız eski haline geri dönecektir.
Bu geçici çözümlerle hiçbir zaman istediğinizi elde edemezsiniz. Bunun yerine size vereceğim tavsiyelerle ofis düzeninizi değiştirip daha rahat çalışma alanı sağlayıp bununla birlikte veriminizi de artırabilirsiniz.
Öncelikle masanızda bulunan kişisel eşyalarınızdan başlamanız gerekmektedir. Bunlar kalemlik, takvim, masanızı eğlenceli hale getiren oyuncaklar, bozuk para kutusu vs. Bu eşyaları geniş alanlara yaymaktansa tek bir alanda toplamak masanızda olabildiğince boş alan açacaktır. Özellikle tam karşınıza koyarsanız hem ulaşımı kolay olacaktır hem de masanız daha estetik görünecektir.
Sahip olduğunuz çekmecelerin içini kesinlikle düzenleyin. Hatta işe yaramayan fazlalık gördüklerinizden kurtulun. Çekmecenizi bölümlere ayırın. Kırtasiye eşyaları, şarj aletiniz, dvd çantanız vs. Emin olun ki masanızın düzenini sağlamanızda çok işinize yarayacaktır.
Bütün dosyalarınızı tekrardan gözden geçirin. Artık kıymeti kalmamış evrakları imha edin. Bu bilgisayarınız içinde geçerli bütün gereksiz klasörleri çöp kutusuna atın. Evrakların azaldığını gördüğünüzde iş stresinizin de hafiflediğini hissedeceksiniz.
Üç gözlü bir sepet edinmenizi şiddetle tavsiye ederim. Bu sepeti 3 seviyeye ayırarak daha sistemli çalışabilirsiniz. Üçüncü seviye acil olmayan işler için en alt gözü kullanın. Bir ya da iki hafta beklemesi gereken evrakları koyun. Mesela yazdığınız bir dilekçenin cevap yazısını bekleyecek ve dilekçenizle beraber dosyalayacaksınız, bu üçüncü seviye bir işlem hemen alt göze. İkinci seviye işler içinse orta gözü kullanın. Mesela iki gün sonra bankaya verilecek bir para çekme talimatı. Birinci seviye ise en üst gözü kullanın. Burası acil, işlenmesi en mühim evraklar için ayırın. Yarın patrona imzalatılması gereken bir sözleşme bu tam birinci seviyelik bir evrak. Hem gözünüzün önünde bulunması unutma olasılığını da minimuma indirir.
Bu üç işlemle ofisteki çalışma sisteminizin alt yapısını oluşturabilirsiniz. Kendinize çok geniş bir alan ayırdınız ve geriye kalan sadece bugünün işini yarına bırakmama mantığı ile sistemli çalışıp iş stresini azaltıp veriminizi en yüksek seviyeye çıkarmak olacaktır.