Mektup nasıl yazılır?
Gerek resmi, gerek samimi her insan bir şekilde bir mektup yazmak durumunda kalmıştır. Günümüzde iletişim kanallarının hızla artması ve çeşitlenmesi nedeni ile eski günlerdeki kadar sık mektuplaşma gerçekleşmese de geleneksel yaşam sürenlerin özel yaşamlarında bizzat tercih etmeleri de dahil olmak üzere, özellikle resmi başvurular ve iletişim hala büyük oranda mektuplar ile gerçekleşmektedir.
Resmi de olsa özel mektup da olsa mektup yazmanın belirli bir formatı mevcuttur. Resmi mektuplarda çok daha önemli olan format şu şekildedir
- Hitap
- Giriş
- Gelişme
- Sonuç
- İmza
Mektuplara hitap ifadesi ile başlanır. Bu özel bir mektup ise hitap ifadesi “Sevgili Hasan” gibi bir şekilde oluşturulabilir. Resmi bir mektup ise “Sayın (Ad) (Soyad)” ya da hitap edilen resmi dairenin tam adı bazen de kimin muhatap olduğu tam olarak bilinemiyor ise “Sayın Yetkili” gibi bir ifade ile mektuba başlanır.
Giriş kısmında mektubun yazılma nedeni net ve açık bir şekilde ifade edilir. Mektubun içeriğine dair bir geçmiş bilgi ve/veya mektup silsilesi var ise en son mektubu ve geçmiş bilgileri hatırlatacak, kısaca özetleyecek şekilde atıflar ve açıklamalar giriş kısmında yapılır.
Gelişme kısmında mektup ile anlatılmak istenen hususlar istenilen detayda anlatılır. Bu bir resmi mektup ise çok fazla uzatmaktan, gereksiz bilgilere yer vermekten imtina edilmeli, kısa ve net ifadeler ile mektup gayesi izah edilmelidir.
Sonuç kısmında mektup ile hedeflenen kısaca özetlenir, sonrası için bir beklenti varsa bu ifade edilir. Yanıt muhakkak arzu ediliyorsa, bir bilgi rica edilmişse bu detaylar ve özel mektuplarda samimi dilekler bu kısımda net bir şekilde tekrar edilerek mektup sonlandırılır.
İmza kısmına mektubun en altında ve sağ tarafta yer verilir. Bu kısma da ad soyad yazılır ve imza atılır.
Yazılı iletişim, standart kuralları olan bir iletişim kategorisidir. Görgü kurallarından uzak kalmamak, resmi mercilerce dikkate alınabilmek adına yazılı iletişimin en önemli çeşitlerinden olan mektup yazımını her birey bilmeli ve uygulayabilmelidir.