Süreç analizi nedir?

Süreç, bir girdisi ve bir çıktısı olan, “alt süreç” denen bir dizi eylemin bileşkesi olan bir aktivite setidir. İşletmeler gerçekleştirdikleri tüm faaliyetleri süreçlerden ibaret organizasyonları neticesinde gerçekleştirirler. Süreçlerin bir çıktısı, daha popüler bir söylem ile bir “fayda”sı vardır, olmalıdır. Bu sebeple, süreç analizi oldukça önemli bir başlıktır; zira süreçlerin doğru tasarlanması, yeteri sayıda (ne çok az, ne çok fazla) olmasının sağlanması, periyodik analizlerinin titizlikle gerçekleştirilmesi suretiyle sürekli güncel tutulması önemlidir. Zaman, hız zamanı, verimlilik zamanıdır. Atıl ve faydasız süreçlere boğulmuş hiçbir yapı, hantallıktan kurtulamaz, hızını artıramaz, verimliliği ise hiçbir zaman maksimize edemez. Bu nedenledirki süreç analizi işletmeler için yaşamsal bir önem arz eder.

Süreç analizi çerçevesinde, işletmenin uygulamakta olduğu tüm süreçleri masaya yatırılır; girdilerinin ve çıktılarının doğrulukları, uygunlukları değerlendirilir. Zira, eksik ya da yanlış veri ile doğru bilgi üretilemez.

Süreç analizi ile hedeflenen en önemli husus; işletmenin misyon, vizyon ve değerleri ile örtüşen, bu değerlere uygun bir şekilde yapılandırılmış  bir süreç ağına sahip olmasını temin etmektir.

Süreçleri icra eden çalışanların da aynı zamanda, işletmenin bu manevi varlıklarına (misyon, vizyon, değerler) vakıf olması, icra ettikleri bireysel görevlerin işletmenin nihai hedeflerine ne şekilde ve ne kadar hizmet ettiğinin bilincinde olması çok önemli bir organizasyonel gerekliliktir.

Süreç analizi çalışması kapsamında işletmelerin tüm süreçlerinin iş akış haritaları çıkartılır. İş akış haritaları işletmenin çalışanları, yani süreç sahibi birimlerin yetkilileri ile birlikte değerlendirilir. Atıl ya da eksik adımlar olup olmadığı hususu, adımların sürece  katkısının olup olmadığı kriteri ile birlikte değerlendirilir. Gerekiyorsa haritalar revize edilirek, süreçler yeniden inşa edilmiş olurlar.

Süreçler işletmelerin damarları gibidir. Kanın damarda akabilmesi için nasıl ki, damarın tıkanık olmaması elzem ise; süreçler de işletmenin hedeflerine ulaşmaya giden yol gibi sürekli açık ve kesintisiz olmalı; gereksiz dönemeçlere sahip olmaksızın kısa ve net olmalıdırlar.